Cómo controlar la asistencia a un evento con códigos QR

Por qué conviene usar QR en lugar de listas en papel

Un código por persona cambia varias cosas a la vez:

• El ingreso es más rápido: se escanea y listo, sin buscar un nombre en una lista.
• Cada lectura queda registrada con su hora, así que no hay que transcribir nada después.
• Si alguien intenta ingresar dos veces con el mismo código, el sistema avisa que ya estaba registrado.
• Tenés la asistencia por sesión, no solo la de la entrada, que es lo que después permite emitir certificados con criterio.

Cómo prepararlo antes del evento

La asistencia por QR se resuelve antes de que llegue el primer participante:

1. Armá el evento con sus actividades o sesiones.
2. Importá la lista de participantes desde un CSV.
3. Generá e imprimí las credenciales, cada una con el QR personal de su portador.
4. Probá el escaneo con un par de credenciales desde el celular que vaya a usar tu staff.

Qué hacer el día del evento

Tu equipo escanea las credenciales desde el navegador del celular; no hace falta instalar una app. Cada lectura confirma en pantalla el nombre de la persona y si el ingreso quedó registrado o ya estaba registrado.

Con sesiones simultáneas, cada puerta o aula escanea contra su sesión, de modo que el registro refleja a qué sesión asistió cada persona y no solo si entró al evento.

Errores comunes y cómo evitarlos

• Imprimir los QR demasiado chicos o de baja calidad: dejá al código un tamaño cómodo y probá una impresión antes de imprimir todo.
• No probar el escaneo con el celular real del staff, sobre todo la cámara y el permiso del navegador.
• Dejar la lista de participantes para último momento: cargala antes para que cada credencial ya tenga su código.
• Registrar solo el ingreso general cuando después vas a necesitar asistencia por sesión.

Qué podés hacer con los datos después

Al terminar el evento tenés quién asistió, a qué sesión y a qué hora. Con eso podés medir la asistencia real frente a la esperada y emitir certificados solo a quienes cumplieron las reglas que definiste.

Preguntas frecuentes